Wanneer je in België werkgever bent, is de Dimona-aangifte een van de eerste administratieve verplichtingen waarmee je te maken krijgt. Het is een cruciaal onderdeel van het tewerkstellen van werknemers, en hoewel het op het eerste gezicht misschien wat ingewikkeld lijkt, is het eigenlijk een eenvoudig proces als je eenmaal begrijpt hoe het werkt. In dit artikel leg ik stap voor stap uit wat een Dimona-aangifte precies inhoudt, waarom het zo belangrijk is, en welke vragen er vaak opduiken rond dit onderwerp. Hopelijk geeft het je de nodige informatie om dit administratieve aspect met meer vertrouwen aan te pakken.
De term Dimona staat voor Déclaration IMmédiate/ONmiddellijke Aangifte. Het is een elektronisch systeem dat werkgevers in België verplichten om te gebruiken voor het melden van indiensttreding en uitdiensttreding van werknemers bij de sociale zekerheid. Het is verplicht voor elke werkgever, en je bent als werkgever verantwoordelijk voor het correct en tijdig indienen van deze aangifte.
De Dimona-aangifte indienen gebeurt via de online systemen van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), en het doel hiervan is om ervoor te zorgen dat de sociale bijdragen correct berekend worden. Dit systeem zorgt er bijvoorbeeld voor dat werknemers op tijd hun pensioenopbouw en rechten op werkloosheidsuitkeringen hebben. Als werkgever dien je niet alleen een eerste Dimona-aangifte te doen bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer, maar ook bij uitdiensttreding.
Het correct indienen van de Dimona-aangifte is belangrijk om verschillende redenen. Ten eerste zorgt het ervoor dat je werknemers hun sociale rechten kunnen opbouwen, zoals pensioen, werkloosheidsuitkeringen en ziekteverzekering. Deze sociale rechten zijn afhankelijk van een correcte registratie bij de RSZ. Wanneer je als werkgever de juiste datum waarop een werknemer in dienst treedt of het bedrijf verlaat opgeeft, kunnen deze rechten correct worden berekend.
Bovendien helpt de Dimona-aangifte de overheid bij het in kaart brengen van de arbeidsmarkt en het voorkomen van zwartwerk. Als werkgever heb je dus een verantwoordelijkheid om je werknemers correct te registreren en hun arbeidsrelatie aan te geven.
Een vraag die vaak gesteld wordt door werkgevers is: Wanneer moet ik precies een Dimona-aangifte indienen? Het is verplicht om dit te doen:
Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer: Voordat een werknemer begint te werken, moet je een eerste Dimona-aangifte indienen. Dit geldt voor alle soorten werknemers, zoals vaste werknemers, tijdelijke werknemers, jobstudenten en ook werknemers die een individuele beroepsopleiding volgen.
Bij uitdiensttreding: Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, moet je ook een aangifte doen om dit te melden. Dit wordt een Dimona out genoemd. De opgegeven einddatum is hier belangrijk, aangezien dit de datum bepaalt tot wanneer de werknemer rechten opbouwt en wanneer de bijdragen stoppen.
Het indienen van een Dimona-aangifte gebeurt elektronisch via het RSZ-portaal. Als werkgever krijg je toegang tot het systeem, en je kunt hier eenvoudig de gegevens van je werknemers invoeren. Het is belangrijk om op te merken dat voor sommige sectoren, zoals de horeca of bouwsector, specifieke regels kunnen gelden. Soms vereist de sector zelfs een aparte procedure voor het melden van werknemers.
De stappen voor een Dimona-aangifte zijn eenvoudig:
Inloggen op het RSZ-portaal: Dit is de eerste stap. Als werkgever log je in op het portaal, en je kiest vervolgens de optie om een nieuwe aangifte in te dienen.
Gegevens invullen: Je vult de gegevens van de werknemer in, zoals naam, rijksregisternummer, datum van indiensttreding, en het type werknemer (bijvoorbeeld vast of tijdelijk).
Einddatum meedeelt bij uitdiensttreding: Bij een Dimona out moet je de opgegeven einddatum correct invullen om aan te geven wanneer de werknemer het bedrijf verlaat.
Bevestigen en verzenden: Na het invullen van alle gegevens verstuur je de aangifte. Je krijgt vervolgens een elektronische bericht ter bevestiging.
Het is belangrijk om de Dimona-aangifte correct te doen, want fouten kunnen leiden tot boetes of problemen met de sociale zekerheid. Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten die je als werkgever wilt vermijden:
Laattijdige aangifte: De eerste Dimona aangifte moet ingediend worden voordat de werknemer begint te werken. Als je dit te laat doet, kan je een boete krijgen.
Foutieve einddatum: Bij uitdiensttreding is het cruciaal dat de einddatum meedeelt correct is, omdat een foutieve einddatum kan leiden tot problemen met de RSZ.
Niet-registreren van bepaalde werknemers: Sommige werkgevers vergeten dat ook tijdelijke werknemers, zoals jobstudenten of stagiairs, onder de Dimona-verplichting vallen. Dit kan leiden tot administratieve problemen of zelfs sancties.
Als je te laat bent met je Dimona-aangifte of als er fouten in staan, kunnen de gevolgen aanzienlijk zijn. De RSZ kan boetes opleggen voor foutieve of laattijdige aangiften. Ook kunnen werknemers sociale rechten mislopen, omdat hun bijdragen niet correct geregistreerd zijn. Dit kan zowel nadelige gevolgen hebben voor de werknemer, die bijvoorbeeld geen recht heeft op een werkloosheidsuitkering, als voor jou als werkgever.
Afhankelijk van de sector waarin je actief bent, kun je te maken krijgen met specifieke regels rond de Dimona-aangifte. Voor sectoren zoals de bouw en horeca, waar er vaak met tijdelijke of seizoensarbeid wordt gewerkt, kunnen er aparte procedures bestaan. Elk paritair comité kan specifieke regels opleggen aan de manier waarop de Dimona-aangifte moet gebeuren. Het is belangrijk om je bewust te zijn van deze regels om fouten te voorkomen.
De term Dimona out verwijst naar de melding van de uitdiensttreding van een werknemer. Dit is een aparte Dimona-aangifte die je moet indienen wanneer een werknemer het bedrijf verlaat. De opgegeven einddatum is in dit geval belangrijk, omdat die bepaalt tot wanneer de werknemer recht heeft op sociale bijdragen en uitkeringen. Deze Dimona out moet, net als de eerste Dimona-aangifte, op tijd gebeuren. Dit betekent dat je de aangifte moet indienen op de datum waarop de werknemer het bedrijf verlaat, of op de laatste werkdag.
Voor verschillende soorten werknemers kunnen andere regels gelden rond de Dimona-aangifte. Bijvoorbeeld:
Jobstudenten: Deze werknemers hebben een andere sociale bijdragenstructuur, maar de Dimona-aangifte blijft verplicht.
Tijdelijke werknemers: Ook bij tijdelijke werknemers, zoals mensen met een contract van korte duur of seizoensarbeiders, moet de Dimona-aangifte correct gebeuren.
Voor al deze types van werknemers gelden dus specifieke regels, afhankelijk van het type werknemer en de sector.
De Dimona-aangifte is een essentieel onderdeel van het correct tewerkstellen van werknemers in België. Als werkgever is het je verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je werknemers correct geregistreerd worden, zowel bij indiensttreding als bij uitdiensttreding. Dit is niet alleen belangrijk voor de correcte berekening van sociale bijdragen en rechten, maar ook om boetes en juridische problemen te voorkomen.
Of je nu te maken hebt met vaste werknemers, tijdelijke arbeidskrachten of werknemers onder een apart paritair comité, de administratieve instructies voor de Dimona-aangifte blijven van toepassing. Door het systeem goed te begrijpen en tijdig je aangiften in te dienen, kun je als werkgever problemen voorkomen en ervoor zorgen dat je werknemers hun volledige sociale rechten kunnen genieten.
Als je onzeker bent over hoe je de Dimona-aangifte moet doen, of als je vragen hebt over specifieke gevallen zoals individuele beroepsopleiding of jobstudenten, is het altijd een goed idee om een sociaal secretariaat of een andere expert in te schakelen. Zij kunnen je helpen om de juiste stappen te nemen en je te begeleiden door het proces.
Bronnen: